MODELO DE GESTION ESTRATEGICA PARA LA DIRECCION DE HACIENDA MUNICIPAL

Caracas, 24 de octubre de 2006

Por: Gastón Domínguez
     El diseño de modelos de gestión estratégicos se justifica en la administración, y en la gerencia moderna por convertirse en la dimensión de una organización. En ella, existe la necesidad de entender el entorno y programar los cambios necesarios para dar una respuesta a la realidad que exige el medio ambiente. No existe un modelo único de gestión para todas las organizaciones.  El modelo propone una metodología  en la cual se  diseñan momentos para la gestión estratégica en un sistema  de relaciones interno y externo, en donde lo más importante  es  el verdadero conocimiento de las características del municipio.
     El modelo se presenta en dos grandes etapas: la primera denominada  fundamentos estratégicos, define las orientaciones  para el desarrollo del modelo; las mismas se derivan del plan estratégico municipal como  rector de las actividades de las diferentes dependencias de la alcaldía. La segunda etapa se enmarca en un proceso metodológico dinámico, sub dividido en momentos los cuales se desarrollan e interrelacionan entre si, por sus características y circunstancias en el  marco temporal de ejecución de la gestión.  

Fundamentos estratégicos

            La diversidad de visiones hace imprescindible pensar en decisiones que simplifiquen la complejidad y la incertidumbre de las actividades que se ejecutaran en el futuro. La gestión estratégica (proceso estratégico) es una manera de pensar en conflicto y la planificación estratégica como manera de hacer, son dos conceptos distintos que se complementan y no deben confundirse. La gestión estratégica requiere el diseño y el desarrollo de actividades que se caracterizan por ser especulativas en condiciones de incertidumbre; tanto en el momento inicial como durante el desarrollo de la gestión. El diseño y desarrollo de las actividades requiere construir representaciones de las ideas y situaciones que pretenden  detectar, identificar, comprender y enunciar las premisas que enmarquen las futuras acciones de la dependencia.
Los fundamentos estratégicos representan la orientación fundamental para el desarrollo del modelo; estos constituyen un conjunto de enunciados deseables  y de alcance en un periodo determinado a lo largo de la gestión. Estos se encuentran comprendidos en una imagen de lo que se desea se convierta el municipio, construidos a partir de la visión general del plan estratégico municipal.

          El establecimiento de los fundamentos estratégicos para la Dirección de Hacienda  determinará las líneas de acción por la cual se realizaran las actividades de la gestión. La misma  se basa en las siguientes directrices estratégicas municipales:

·         Administrar eficientemente la hacienda pública municipal 

·         Fortalecer  las  políticas de desarrollo del municipio

·         Contribuir en la formulación del plan estratégico municipal

·         Colaborar en el alcance  de una mayor autonomía fiscal para el municipio

·         Garantizar una política fiscal acorde a las condiciones sociales y económicas del municipio

Momentos del modelo de  gestión estratégica para la Dirección de Hacienda Municipal

Proceso metodológico

 El proceso metodológico estructura los momentos de la gestión estratégica para  construir y cristalizar los fundamentos estratégicos concebidos en el marco de la realidad que afecta el municipio, por medio de la ejecución y  desarrollo de matrices  en cada una de los siguientes momentos:

1.    Diagnostico de la situación actual  

2.    Formulación del marco estratégico

3.    Definición del proceso estratégico

4.    Implantación del modelo

5.    Seguimiento y evaluación de la gestión estratégica.

   Diagnostico de la situación actual.  Prognosis y prospectiva

 En este primer momento se identifica la situación actual interna de la dependencia y de su entorno, mediante la aplicación de métodos o herramientas de diagnostico, tales como las aplicadas en el marco metodológico de la investigación: cuestionarios al personal de la dependencia, por medio de una entrevista guiada formulación de matrices como la dofa, tormentas de ideas entre otras. De estas se derivan las premisas para la formulación del marco estratégico y se estudia la realidad en sus aspectos relevantes que permitirán representar la gestión para lograr un propósito determinado. El diagnostico debe ser los mas objetivo posible y consta de dos áreas.   

Interno: De la dependencia en cual se analizan sus recursos: humanos, financieros y tecnológicos, y su procesos administrativo: Planificación, organización dirección y controles actuales, para adecuarlos a los fundamentos estratégicos.  Con las condiciones internas se tiene la posibilidad de: 

-       Conocer las bases en  donde se desarrollará  el modelo de gestión 

-       Prever su evolución

-       Tomar decisiones acertadas en el desarrollo del modelo de gestión

-       Modelar las acciones a tomar

            Externo (entorno): En el área externa encontramos que ocurren situaciones, tales como la localización de la necesidad para provocar cambios en ella, como también conocer el entorno para provocar cambios en lo interno de la Dirección de Hacienda. Desde otra perspectiva, el diagnostico del área externa puede determinar el grado de aceptación de la comunidad, mediante la promulgación de la participación del ciudadano en la identificación de factores que afecten de una u otra forma su calidad de vida.

Para la formulación del modelo, el diagnostico, se basa en el reconocimiento, determinación y  caracterización de distintos aspectos: geográfico, demográfico, económico, social, ambiental, cultural, para considerar cursos de acción e intervenir en ellos y para generar cambios acordes a los fundamentos estratégicos. Formulado el diagnostico, este puede concluir de dos formas: con una estimación de cómo evolucionará lo planificado en el futuro, sí las condiciones actuales continúan iguales. La prognosis  requiere la participación del personal de la Dirección para el aprovechamiento de su experiencia, intuición  y conocimiento. La selección de las alternativas posibles estará influida por la forma en que se hayan abordado las áreas internas y externas. La Prospectiva, como segunda forma, es bosquejar el futuro deseable en donde se enmarcaran los momentos del modelo, conformado este por declaraciones de situaciones deseables no rígidas en el futuro determinado.

Para la formulación del diagnostico se debe de interrelacionar la primera etapa: fundamentos estratégicos, con el primer momento del proceso metodológico, para dilucidar posibles soluciones,  las cuales promuevan el alcance de los objetivos.

Para ello se diseñaron las matrices de alternativas de decisión en  relación entre los fundamentos estratégicos y las áreas internas (FEAIR y FEAIA) y externas (FEAE) de decisión, de ellas se obtendrá una perspectiva de cada uno de los fundamentos estratégicos y su relación con las áreas  internas y externas, para posteriormente desarrollar el momento II, formulación del marco estratégico.

    Formulación del marco estratégico

Este momento pretende crear y sintonizar la misión, visión, los objetivos, y adoptar políticas, en base a los fundamentos estratégicos y del diagnostico de la situación actual. La formulación implica realizar aproximaciones al conjunto de situaciones identificadas por cada una de las áreas en el diagnostico. La misión, la visión, los objetivos y las estrategias deben ser integrales (Fundamentos - diagnostico) para evitar  obtener enunciados y declaraciones vacías, no acordes con la realidad de la Dirección y el municipio.  

      El momento utiliza dos matrices. La primera denominada relación entre los fundamentos estratégicos y la misión-visión, en ella se puntualizan las actividades a ejecutar y las  condiciones deseadas para el futuro. En la segunda, formulación de los objetivos y estrategias, se enuncian los objetivos y políticas. Las matrices se   formulan con la participación del personal adscrito  la Dirección de Hacienda Municipal, para el fortalecimiento  y promoción de la gestión estratégica.  

   Definición del proceso estratégico

            Este momento comprende  en términos generales la definición de las acciones  a seguir luego de la formulación del momento II, basándose en los fundamentos estratégicos y en el diagnostico. La definición del proceso estratégico conlleva al establecimiento de prioridades de acción, plan de presupuesto y su  viabilidad. 

            Las prioridades de acción representan las áreas o elementos en los cuales se puntualizaran los esfuerzos para alcanzar los objetivos. Estas deben tener unas características particulares: ser adecuados a los objetivos formulados, a las estrategias y medios a utilizar. Para la formulación de la acción se debe considerar esta como: intencional ya que la acción es predeterminada por un objetivo, se realiza sobre algo ya formulado; dirigida porque  busca la obtención del objetivo, gradual porque su intensidad puede variar de acuerdo a la realidad, continua  por que se ejecuta a lo largo de un periodo de tiempo, lo cual garantiza en buena parte su éxito y coordinada ya que existe objetivos de otras dependencias dependientes del logro de los objetivos de la obtención de los objetivos de la  Dirección.

            El plan presupuestario permite la identificación de forma puntual de los aspectos a considerar para la asignación eficiente y racional  de los recursos presupuestarios de la Dirección de Hacienda. Para la elaboración del plan presupuestario, se consideran  los objetivos como fin justificado.

            La viabilidad representa la posibilidad que tienen el proceso estratégico de decidir, ejecutar y mantener en el tiempo las acciones y  crear condiciones para que la gestión estratégica se realice en condiciones determinadas. Esta se fundamenta en la verdadera capacidad de cumplir con el marco estratégico. Los factores que influyen en la viabilidad de la gestión se presentan desde las perspectivas  enmarcadas en los factores externos (entorno) del diagnostico de la situación actual.

El proceso estratégico se desarrolla en la matriz pe: Prioridades, Plan presupuestario y viabilidad.  

  

  Implantación del modelo

            Una vez ejecutas las tres etapas anteriores es necesaria la implantación del modelo en la Institución. En este momento se operacionalizan los lineamientos formulados en el momento II, la formulación del marco estratégico y comienza la  aplicación del momento III, proceso estratégico.  Las  actividades de implantación  surge por la deficiencias y necesidades de reorientar la actividades de la Dirección de Hacienda para conectarla con  la realidad del municipio, Para la implantación del modelo se recurre al uso de herramientas de control de actividades como el  Diagrama de Gantt o la aplicación del pert/ cpm. El tiempo es asignado en el momento de la ejecución de la implantación.  

            La  implantación del modelo estratégico se fundamenta en los siguientes parámetros de conformación y acción:

·         Integración: El modelo parte de los fundamentos estratégicos municipales para luego  integrarse con los momentos del modelo, y a la vez interactuar con el   entorno.

·         Eficiencia: Busca el cumplimiento de los objetivos mediante el usos racional de los recursos

·         Capacidad de decisión: Se concentra en el proceso esencial y clave para la obtención del éxito

·         Flexibilidad: Es la consideración a los posibles cambios que pudiesen ocurrir en la organización y el entorno.

·         Perfectibilidad: Se alimentará de sí mismo a lo largo del tiempo con el objetivo de subsanar los errores, aprovechar la experiencia, aplicar nuevas ideas y adoptar innovaciones.

·         Características municipales: Considera como factores determinantes los aspectos que caracterizan al municipio. Su geografía, su demografía y su economía. .  

 

Seguimiento y evaluación de la gestión estratégica

            El momento de seguimiento y evaluación pretende ejercer sobre cada uno de los otros momentos un control que  refuerce y ejecute los ajustes necesarios  para asegurar el buen cumplimiento de la gestión estratégica. Por seguimiento y evaluación se entenderá el proceso que se realizará de manera permanente  que sirve para: recopilar, clasificar, analizar y evaluar la información para la aplicación de los correctivos en el desarrollo de la gestión estratégica. Este momento permite evaluar el grado de avance hacia los objetivos formulados en el marco estratégico, así como el uso de los recursos utilizados y los disponibles en cualquier  momento del desarrollo de la gestión.   

Además de evaluar los resultados, también  es útil conocer  los efectos indirectos o derivados en la ejecución de las actividades; Es la evaluación de las consecuencias ajenas a los objetivos formulados que pudiesen en un momento modificar de manera leve o profunda la  gestión.            La metodología del seguimiento y evaluación de la gestión estratégica  aplica tabla de  indicadores a los objetivos para saber el grado de su alcance  y logros.